Quy trình Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter)

Định nghĩa:
Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Các lợi ích quan trọng của quy trình này là một khởi đầu được xác định rõ dự án và ranh giới dự án, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án, và là cách trực tiếp để cho quản lý cấp cao chính thức chấp nhận và cam kết với dự án.
Sơ đồ thể hiện các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và các kết quả đầu ra cho quy trình này: (Hình 4-2)

Sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình thực hiện trong quy trình: (Hình 4-3)


 

Đặc điểm:
– Điều lệ dự án thiết lập một quan hệ đối tác giữa các tổ chức thực hiện và yêu cầu. Trong trường hợp các dự án bên ngoài, hợp đồng chính thức thường là phương pháp ưu tiến để tiến hành thỏa thuận. Trong trường hợp này, nhóm dự án sẽ trở thành người bán đáp ứng các điều kiện của một giao dịch mua từ một chủ thể bên ngoài. Một bản Điều lệ dự án vẫn được sử dụng để thiết lập thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo giao hàng đúng theo hợp đồng. Điều lệ dự án đã được phê duyệt chính thức khởi xướng dự án. Một người quản lý dự án được xác định và phân công càng sớm trong thì dự án càng khả thi, tốt nhất là trong khi các điều lệ dự án đang được xây dựng và luôn luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Điều lệ của dự án cần được chủ dự án phê duyệt. Điều lệ dự án cung cấp cho người quản lý dự án với quyền hạn để lập kế hoạch và thực hiện dự án. Điều này cũng chỉ ra rằng người quản lý dự án tham gia vào quá trình xây dựng Điều lệ dự án để có được một sự hiểu biết cơ bản các yêu cầu của dự án. Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân bổ nguồn lực hiệu quả tốt hơn cho các hoạt động dự án.
– Các dự án được khởi xướng bởi một chủ thể bên ngoài cho các dự án như là Chủ đầu tư, người đại diện của chương trình hoặc Văn phòng Quản lý Dự án (PMO), hoặc một chủ tịch hoặc người đại diện được ủy quyền của cơ quan quản lý đầu tư. Người khởi tạo dự án hoặc nhà tài trợ nên có trình độ phù hợp để mua sắm, tài trợ và cam kết nguồn lực cho dự án. Dự án được khởi tạo do nhu cầu nhiệm vụ nội bộ hoặc ảnh hưởng bên ngoài. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng thường kích hoạt việc tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, trường hợp kinh doanh, hoặc mô tả tình huống mà dự án sẽ giải quyết. Thuê một dự án xác nhận liên kết của các dự án chiến lược và công việc hiện tại của tổ chức. Một bản điều lệ dự án không được coi là một hợp đồng, vì không có tiền công hoặc cam kết về tiền, hoặc không có sự trao đổi thương mại.

I. Các yếu tố đầu vào của quy trình:
1. Bản mô tả công việc dự án
Bản mô tả công việc dự án (SOW) là một mô tả tường thuật của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Đối với các dự án nội bộ, người khởi tạo dự án hoặc chủ đầu tư cung cấp bản mô tả công việc dựa trên nhu cầu kinh doanh, sản phẩm, hoặc các yêu cầu dịch vụ. Đối với các dự án bên ngoài, bản mô tả công việc có thể được nhận từ khách hàng như là một phần của hồ sơ mời thầu, (ví dụ., một yêu cầu đề xuất, yêu cầu thông tin, hoặc yêu cầu cho thầu) hoặc là một phần của hợp đồng.
Biểu mẫu: http://www.projectmanagementdocs.com/project-documents/statement-of-work.html#axzz47UPJcyCx
Bản mô tả công việc liên quan đến các vấn đề dưới đây:
• Nhu cầu kinh doanh. Nhu cầu kinh doanh của tổ chức có thể dựa trên nhu cầu thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu cầu pháp lý, quy định của chính phủ, hoặc quan tâm đến môi trường. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích chi phí-lợi ích nằm trong phương án kinh doanh để chứng minh cho dự án.
• Mô tả phạm vi sản phẩm. Tài liệu mô tả phạm vi sản phẩm nói về đặc tính của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà dự án sẽ được thực hiện để tạo ra. Mô tả cũng nên ghi lại mối quan hệ giữa các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được tạo ra và nhu cầu kinh doanh mà dự án sẽ giải quyết.
• Kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược là tài liệu chứng minh tầm nhìn chiến lược của tổ, mục tiêu, và mục đích và có thể bao gồm mô tả nhiệm vụ cấp cao. Tất cả các dự án phải phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Kế hoạch chiến lược phải đảm bảo rằng mỗi dự án góp phần vào mục tiêu tổng thể của tổ chức.
2. Trường hợp kinh doanh
Trường hợp kinh doanh hoặc tài liệu tương tự mô tả các thông tin cần thiết từ một quan điểm kinh doanh để xác định có hay không dự án có giá trị đầu tư yêu cầu. Nó thường được sử dụng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành trên các cấp độ dự án. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích chi phí-lợi ích nằm trong trường hợp kinh doanh để chứng minh và thiết lập ranh giới cho dự án, và như vậy phân tích thường được hoàn thành bởi một nhà phân tích kinh doanh sử dụng đầu vào các bên liên quan khác nhau. Nhà tài trợ nên đồng ý với phạm vi và giới hạn của trường hợp kinh doanh. Trường hợp kinh doanh được tạo ra như một kết quả của một hoặc nhiều điều sau đây:
• Nhu cầu thị trường (ví dụ, một công ty xe hơi cho phép xây dựng một dự án tiết kiệm nhiên liệu xe ô tô để đáp ứng với tình trạng thiếu xăng),
• Nhu cầu của tổ chức (ví dụ, do chi phí quá cao nên một công ty có thể kết hợp chức năng các nhân viên và sắp xếp hợp lý các quy trình để giảm chi phí.)
• Yêu cầu khách hàng (ví dụ, một công ty điện lực cho phép một dự án xây dựng trạm biến áp mới để phục vụ cho một khu công nghiệp mới),
• Tiến bộ công nghệ (ví dụ, một hãng hàng không cho phép một dự án mới để phát triển vé điện tử thay cho vé giấy dựa trên công nghệ tiên tiến),
• Yêu cầu pháp lý (ví dụ, một nhà sản xuất sơn cho phép một dự án thiết lập các hướng dẫn để xử lý vật liệu độc hại),
• Tác động sinh thái (ví dụ, một công ty cho phép một dự án để giảm bớt tác động môi trường của nó), hoặc
• Nhu cầu xã hội (ví dụ, một tổ chức phi chính phủ trong nước đang phát triển cho phép một dự án cung cấp hệ thống nước sạch, nhà vệ sinh, và giáo dục vệ sinh môi trường cho các cộng đồng có tỷ lệ mắc bệnh tả cao).
Mỗi phòng trong số ví dụ trong danh sách này có thể có các yếu tố nguy cơ cần được giải quyết. Trong trường hợp các dự án đa pha, trường hợp doanh nghiệp có thể được xem xét định kỳ để đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để cung cấp những lợi ích kinh doanh. Trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án, rà soát định kỳ của các trường hợp kinh doanh của các tổ chức tài trợ cũng giúp xác nhận rằng dự án vẫn còn liên kết với các trường hợp kinh doanh. Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng dự án có hiệu quả và hiệu quả đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và những yêu cầu của một tập hợp các bên liên quan, như được định nghĩa trong trường hợp kinh doanh.
Biểu mẫu: http://www.projectmanagementdocs.com/project-initiation-templates/business-case.html#axzz47UPJcyCx
3. Thỏa thuận
Thỏa thuận được sử dụng để xác định mục đích ban đầu cho một dự án. Hình thức của Thỏa thuận có thể có thể là: hợp đồng, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA), thư của các hiệp định, thư thỏa thuận, thỏa thuận bằng lời nói, email, hoặc văn bản thoả thuận khác. Thông thường, một hợp đồng được sử dụng khi một dự án đang được thực hiện cho một khách hàng bên ngoài
4. Yếu tố Môi trường Doanh nghiệp
Được mô tả trong mục “Yếu tố môi trường doanh nghiệp” có thể ảnh hưởng đến quy trình Xây dựng Điều lệ Dự án, bao gồm nhưng không giới hạn bởi:
• Quy chuẩn, tiêu chuẩn ngành, hoặc các quy định (ví dụ như: quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn chất lượng hoặc các tiêu chuẩn bảo vệ người lao động),
• Văn hóa tổ chức và cơ cấu, và
• Điều kiện thị trường.
5. Tài sản Quy trình của Tổ chức
Được mô tả trong mục “Tài sản quy trình của tổ chức” có thể ảnh hưởng đến quy trình Xây dựng Điều lệ Dự án bao gồm, nhưng không giới hạn bởi:
• Quy trình tổ chức tiêu chuẩn, chính sách, định nghĩa quy trình,
• Mẫu (ví dụ., mẫu điều lệ dự án), và
• Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm tri thức cơ sở (ví dụ., các dự án, hồ sơ và tài liệu; tất cả các thông tin kết thúc dự án và các tài liệu; thông tin về kết quả quyết định lựa chọn dự án trước đây và thông tin thực hiện dự án trước đó, và thông tin từ các hoạt động quản lý rủi ro).

II. Các công cụ và kỹ thuật:
1. Đánh giá của chuyên gia
Các chuyên gia đánh giá thường được sử dụng để đánh giá các yếu tố đầu vào sử dụng để xây dựng các điều lệ của dự án. Đánh giá của chuyên gia được áp dụng cho tất cả các chi tiết kỹ thuật và quản lý trong quy trình này. Giám định đó được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hay cá nhân nào có kiến thức chuyên ngành, đào tạo và có sẵn từ nhiều nguồn, bao gồm:
· Bộ phận khác trong tổ chức,
· Những người cố vấn,
· Những người liên quan, bao gồm khách hàng và người bảo trợ,
· Sự kết hợp chuyên nghiệp và công nghệ,
· Nhóm công nghiệp,
· Các chuyên gia có chuyên môn (SMEs), và
· Văn phòng quản lý dự án (PMO).
2. Kỹ thuật tạo thuận lợi
Kỹ thuật tạo thuận lợi có ứng dụng rộng rãi trong quá trình quản lý dự án và hướng dẫn sự phát triển của điều lệ của dự án. Động não, giải quyết xung đột, giải quyết vấn đề, và quản lý cuộc họp là những ví dụ của các kỹ thuật chính được sử dụng bởi người cố vấn để giúp các nhóm, cá nhân thực hiện các hoạt động dự án

 III. Các yếu tố đầu ra của quy trình:
– Điều lệ dự án là tài liệu do người khởi xướng dự án hoặc nhà tài trợ chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho người quản lý dự án với cơ quan thẩm quyền để áp dụng nguồn lực tổ chức cho các hoạt động của dự án.
– Các biểu mẫu:
+ http://www.projectmanagementdocs.co…group/project-charter-long.html#axzz47UPJcyCx
+ http://www.projectmanagementdocs.com/project-initiation-templates/project-charter.html#axzz47UPJcyCx
– Nó tài liệu hóa các nhu cầu doanh nghiệp, các giả định, những hạn chế, sự hiểu biết về nhu cầu của khách hàng và yêu cầu mức cao, và các sản phẩm mới, dịch vụ, hoặc kết quả mà nó được thiết kế để thỏa mãn, chẳng hạn như:
– Mục đích dự án hay biện minh,
– Đo lường mục tiêu dự án đo lường và các tiêu chí thành công liên quan,
– Các yêu cầu mức cao,
– Các giả định và ràng buộc,
– Mô tả mức cao và ranh giới dự án,
– Các rủi ro ở cấp độ cao,
– Tóm tắc kế hoạch mốc lớn,
– Tóm tắc ngân sách,
– Danh sách các bên liên quan,
– Các yêu cầu chính thức của dự án (tức là, những gì tạo nên thành công của dự án, những người quyết định dự án thành công, và đã ký vào dự án),
– Phân công quản lý dự án, trách nhiệm, và cấp có thẩm quyền, và
– Tên và thẩm quyền của các nhà tài trợ hoặc người khác (s) cho phép các điều lệ của dự án.

You may also like...