I. Các yếu tố đầu vào của quy trình:
1. Bản mô tả công việc dự án
Bản mô tả công việc dự án (SOW) là một mô tả tường thuật của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Đối với các dự án nội bộ, người khởi tạo dự án hoặc chủ đầu tư cung cấp bản mô tả công việc dựa trên nhu cầu kinh doanh, sản phẩm, hoặc các yêu cầu dịch vụ. Đối với các dự án bên ngoài, bản mô tả công việc có thể được nhận từ khách hàng như là một phần của hồ sơ mời thầu, (ví dụ., một yêu cầu đề xuất, yêu cầu thông tin, hoặc yêu cầu cho thầu) hoặc là một phần của hợp đồng.
Biểu mẫu: http://www.projectmanagementdocs.com/project-documents/statement-of-work.html#axzz47UPJcyCx
Bản mô tả công việc liên quan đến các vấn đề dưới đây:
• Nhu cầu kinh doanh. Nhu cầu kinh doanh của tổ chức có thể dựa trên nhu cầu thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu cầu pháp lý, quy định của chính phủ, hoặc quan tâm đến môi trường. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích chi phí-lợi ích nằm trong phương án kinh doanh để chứng minh cho dự án.
• Mô tả phạm vi sản phẩm. Tài liệu mô tả phạm vi sản phẩm nói về đặc tính của sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà dự án sẽ được thực hiện để tạo ra. Mô tả cũng nên ghi lại mối quan hệ giữa các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả được tạo ra và nhu cầu kinh doanh mà dự án sẽ giải quyết.
• Kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược là tài liệu chứng minh tầm nhìn chiến lược của tổ, mục tiêu, và mục đích và có thể bao gồm mô tả nhiệm vụ cấp cao. Tất cả các dự án phải phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Kế hoạch chiến lược phải đảm bảo rằng mỗi dự án góp phần vào mục tiêu tổng thể của tổ chức.
2. Trường hợp kinh doanh
Trường hợp kinh doanh hoặc tài liệu tương tự mô tả các thông tin cần thiết từ một quan điểm kinh doanh để xác định có hay không dự án có giá trị đầu tư yêu cầu. Nó thường được sử dụng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành trên các cấp độ dự án. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích chi phí-lợi ích nằm trong trường hợp kinh doanh để chứng minh và thiết lập ranh giới cho dự án, và như vậy phân tích thường được hoàn thành bởi một nhà phân tích kinh doanh sử dụng đầu vào các bên liên quan khác nhau. Nhà tài trợ nên đồng ý với phạm vi và giới hạn của trường hợp kinh doanh. Trường hợp kinh doanh được tạo ra như một kết quả của một hoặc nhiều điều sau đây:
• Nhu cầu thị trường (ví dụ, một công ty xe hơi cho phép xây dựng một dự án tiết kiệm nhiên liệu xe ô tô để đáp ứng với tình trạng thiếu xăng),
• Nhu cầu của tổ chức (ví dụ, do chi phí quá cao nên một công ty có thể kết hợp chức năng các nhân viên và sắp xếp hợp lý các quy trình để giảm chi phí.)
• Yêu cầu khách hàng (ví dụ, một công ty điện lực cho phép một dự án xây dựng trạm biến áp mới để phục vụ cho một khu công nghiệp mới),
• Tiến bộ công nghệ (ví dụ, một hãng hàng không cho phép một dự án mới để phát triển vé điện tử thay cho vé giấy dựa trên công nghệ tiên tiến),
• Yêu cầu pháp lý (ví dụ, một nhà sản xuất sơn cho phép một dự án thiết lập các hướng dẫn để xử lý vật liệu độc hại),
• Tác động sinh thái (ví dụ, một công ty cho phép một dự án để giảm bớt tác động môi trường của nó), hoặc
• Nhu cầu xã hội (ví dụ, một tổ chức phi chính phủ trong nước đang phát triển cho phép một dự án cung cấp hệ thống nước sạch, nhà vệ sinh, và giáo dục vệ sinh môi trường cho các cộng đồng có tỷ lệ mắc bệnh tả cao).
Mỗi phòng trong số ví dụ trong danh sách này có thể có các yếu tố nguy cơ cần được giải quyết. Trong trường hợp các dự án đa pha, trường hợp doanh nghiệp có thể được xem xét định kỳ để đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để cung cấp những lợi ích kinh doanh. Trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án, rà soát định kỳ của các trường hợp kinh doanh của các tổ chức tài trợ cũng giúp xác nhận rằng dự án vẫn còn liên kết với các trường hợp kinh doanh. Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng dự án có hiệu quả và hiệu quả đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và những yêu cầu của một tập hợp các bên liên quan, như được định nghĩa trong trường hợp kinh doanh.
Biểu mẫu: http://www.projectmanagementdocs.com/project-initiation-templates/business-case.html#axzz47UPJcyCx
3. Thỏa thuận
Thỏa thuận được sử dụng để xác định mục đích ban đầu cho một dự án. Hình thức của Thỏa thuận có thể có thể là: hợp đồng, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA), thư của các hiệp định, thư thỏa thuận, thỏa thuận bằng lời nói, email, hoặc văn bản thoả thuận khác. Thông thường, một hợp đồng được sử dụng khi một dự án đang được thực hiện cho một khách hàng bên ngoài
4. Yếu tố Môi trường Doanh nghiệp
Được mô tả trong mục “Yếu tố môi trường doanh nghiệp” có thể ảnh hưởng đến quy trình Xây dựng Điều lệ Dự án, bao gồm nhưng không giới hạn bởi:
• Quy chuẩn, tiêu chuẩn ngành, hoặc các quy định (ví dụ như: quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn chất lượng hoặc các tiêu chuẩn bảo vệ người lao động),
• Văn hóa tổ chức và cơ cấu, và
• Điều kiện thị trường.
5. Tài sản Quy trình của Tổ chức
Được mô tả trong mục “Tài sản quy trình của tổ chức” có thể ảnh hưởng đến quy trình Xây dựng Điều lệ Dự án bao gồm, nhưng không giới hạn bởi:
• Quy trình tổ chức tiêu chuẩn, chính sách, định nghĩa quy trình,
• Mẫu (ví dụ., mẫu điều lệ dự án), và
• Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm tri thức cơ sở (ví dụ., các dự án, hồ sơ và tài liệu; tất cả các thông tin kết thúc dự án và các tài liệu; thông tin về kết quả quyết định lựa chọn dự án trước đây và thông tin thực hiện dự án trước đó, và thông tin từ các hoạt động quản lý rủi ro).